【働き方改革】有休管理をシステム化するべき理由

年次有給休暇の概要と、有給休暇の管理に適した勤怠システムの選び方を解説します。

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  • こんにちは。システム導入アドバイザーの瀬田です!
    今回は数多くの企業の勤怠管理の実例を見てきた私が有給休暇の管理に適した勤怠システムの
    選び方を徹底解説します。

年次有給休暇とは

年次有給休暇(ねんじゆうきゅうきゅうか)とは、労働基準法第39条で認められた権利であり、労働者の休暇日のうち、使用者から賃金が支払われる休暇日のことです。「年次」とある通り、1年ごとに毎年一定の日数が与えられます。

制度改正について

2019年4月より全ての企業において、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)に対して「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられました。
・1日単位・半日単位の有給休暇のみ、年5日の年次有給休暇取得義務の対象となります。
・時間単位の有給休暇は、年5日の年次有給休暇取得義務の対象となりません。

また、企業は有給休暇の取得状況を記録した「年次有給休暇管理簿」を作成し3年間の保存義務があります。

罰則について

対象者に5日間の有給休暇を取得させない場合は、労働基準法違反として経営者に対して30万以下の罰金が課せられる可能性があります。

有休管理をシステム化するべき理由

有給休暇の取得義務化に伴い、企業はこれまで以上に有休管理を適切に行っていく必要があります。
また、従業員が少数であれば紙やExcelなどでの管理も可能と思いますが、数十人以上になるとそれに伴い、人事・管理職の業務負担も大きくなり、適切に運用するのが困難になります。

以下のようなお悩みはございませんか?
  • ・Excelで管理していても、自動で消滅できない
  • ・勤怠と別管理にすると、残日数から引くのを忘れてしまう
  • ・年5日未満の有休取得の従業員を把握するのが大変
  • ・時間有休の管理が煩雑

以上の解決策として挙げられるのが勤怠管理システムの導入です。
勤怠管理システムに付帯している有給休暇管理機能を利用することで解決できます。

ここからはシステム導入の際の選定ポイントをご紹介いたします。

有休管理に適した勤怠管理システムの選定ポイント6つ

①複数の有給休暇付与条件が設定可能か?

例えば、以下のようなケースが想定されます。
・全員または特定の従業員は、毎年4月1日に一斉付与する。
・入社日ごとに有給付与日が異なる。例えば、4月1日入社の場合は10月1日付与、6月1日入社の場合は12月1日付与など。
上記の混在ケースも考えられますので、従業員ごとに付与条件が設定できる勤怠管理システムが良いでしょう。

➁有給休暇の残日数管理が可能か?

従業員からの有給休暇取得はもちろん、残日数(取得後2年後の消滅を含む)での取得制限ができるか確認してください。

③有給休暇の時間単位取得の管理が可能か?

労使協定を締結する事で、年5日の範囲内で、時間単位での取得が可能となりました。
仮に現在は時間単位取得を導入していなくても、将来的に導入した時のために時間単位取得管理ができるか確認してください。

④有給休暇の取得日数が5日未満の従業員を絞り込みできるか?

企業は、従業員に年5日の有給休暇を確実に取得させなくてはなりません。
そのため期限間際になっても全く取得しない従業員に対し、取得するように促す必要があります。その際に、例えば「付与日から10ヶ月以上経過しているにもかかわらず、取得日数が5日未満の従業員を絞り込む」という機能があれば便利です。

年次有給休暇取得日数一覧

⑤年次有給休暇管理簿の自動作成は可能か?

企業には、有給休暇の取得状況を記録した「年次有給休暇管理簿」の作成・保管が義務付けられています。
「年次有給休暇管理簿」は、労働基準監督署に提出を求められたときにすぐ提出できる必要があります。

そのため、従業員の有給取得状況から自動で「年次有給休暇管理簿」を出力できるか確認してください。

年次有給休暇管理簿

⑥年次有給休暇以外のオリジナル休暇の設定が可能か?

有給休暇以外にも、夏季休暇・慶弔休暇などの休暇制度を取り入れている企業も多いです。そういった企業独自の休暇も有給休暇同様に取得・残数管理ができるか確認してください。

まとめ

従業員に対して年5日、年次有給休暇を確実に取得させることは企業の義務です。
しかしながら、有休付与日・付与日数・残日数・消滅に加え、「5日」という新たな規定が加わり、その管理はとても煩雑化しつつあります。
有休管理機能が付いた勤怠管理システムを導入することで、より労務管理を省力化することができます。

この機会にみなさんも是非、システムを導入して有給休暇の管理を適切に行いませんか。
「働き方改革」の一環でもある年次有給休暇の取得義務化は、従業員のワークライフバランスや柔軟な働き方の実現を促すことにも繋がることでしょう。

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  • 株式会社イー・クリエーション
    カスタマー・サポート・グループ

    グループ長 瀬田 哲宏(セタ アキヒロ)

    2008年に株式会社イー・クリエーションへ入社。
    カスタマー部門に配属となりWEB給与明細/WEB勤怠管理システムの販売と導入支援に尽力。
    これまで延べ800社以上のシステム導入に携わり、現在ではカスタマー部門のグループ長として、顧客対応のみならず新製品の企画や社員のマネジメントにも関わっているオールラウンダー。
    社内のムードメーカーでもある。最近の悩みは思春期の娘との微妙な距離感。
    「お客様の声に耳を傾けること」をモットーに、自社製品を通じてお客様の業務改善に貢献できればと考えている。