【派遣会社向け】勤怠管理システムの選定ポイント8つ

 人材派遣会社ならではの勤怠管理の課題や、失敗しない勤怠管理システムの選び方を解説します。

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  • こんにちは。システム導入アドバイザーの瀬田です!
    今回は数多くの派遣会社の勤怠の実例を見てきた私が、派遣会社向け勤怠管理システムの選定ポイントを
    徹底解説します。

人材派遣業における勤怠管理は特に煩雑

一般的な企業の従業員と比べて派遣スタッフの勤怠管理はより複雑な為、業務の負担になっているケースも多いかと思います。

人材派遣業における勤怠管理の特徴

  • ・「派遣スタッフ」「派遣先」「派遣元」の3者で勤怠を記録&管理する
  • ・「派遣先」によって、勤務形態や締日が異なる
  • ・「派遣元」が「派遣スタッフ」の勤怠状況をリアルタイムに把握するのは難しい
  • ・「派遣スタッフ」の勤怠確認や承認は「派遣先」が行う
  • ・「派遣先」は、派遣先管理台帳の一部(勤怠状況や業務内容など)を毎月「派遣元」に通知する義務がある

労働者派遣法の規定や、3者で勤怠を管理することが、より事務処理を煩雑化させていると言えます。

派遣スタッフ、クライアント(派遣先)、派遣会社(派遣元)イメージ(PC)

派遣会社ならではの勤怠管理のお悩み

派遣会社の皆さん、勤怠管理について次のようなお悩みを抱えていませんか?

  • ・いつも締日にタイムシートを送り忘れる派遣スタッフがいる
  • ・派遣先担当者が勤怠をなかなか承認してくれない
  • ・勤務形態や請求締日が派遣先によって異なる為、集計作業に手間がかかる
  • ・複数の勤務先で働く派遣スタッフがいる為、勤務状況の把握が困難
  • ・派遣スタッフが提出したタイムシートの整合性チェックは派遣先に任せているため、サービス残業や未払い給与が発生するリスクがある

「派遣スタッフ」「派遣先」「派遣元」の3者で勤怠を記録&管理するため、それに関わる事務処理も煩雑になりがちです。

日常の勤怠管理におけるお悩みを払拭してくれるのが、勤怠管理システムです。
しかし、「派遣スタッフ」「派遣先」「派遣元」の3者で勤怠を記録&管理が必要になる人材派遣業では「派遣先」の概念がない一般的な勤怠管理システムでは対応が難しいです。
そこで、派遣先も含めた3者で勤怠管理をスムーズに行うためには、人材派遣業向け勤怠管理システムを選ぶ事をお勧めします。
では、実際にどの点に注目して勤怠管理システムを選ぶべきなのか、以下選定ポイントを見ていきましょう。

抑えておきたい!勤怠管理システムの選定ポイント8つ

①派遣先の契約ごとに就業条件を作成できるか?

勤怠管理システムは、設定した就業条件をもとに実働時間を自動計算します。
そのため、派遣契約ごとに就業条件が異なる派遣業においては、就業条件を契約ごとに設定できるかどうかが重要です。

➁給与締日や派遣先ごとの請求締日で勤怠集計ができるか?

派遣会社は派遣スタッフへの給与の他に、派遣先に請求をしなくてはなりません。
請求締日は派遣先に合わせる必要があるので、派遣先ごとに請求締日を設定でき、その締日での勤怠集計が可能であるか確認してください。

給与締日・請求締日

③派遣先の担当者が承認できるか?

人材派遣業では派遣先の担当者が勤怠を承認する為、派遣先からの承認機能は必須となります。
その為、操作が難しいと派遣先に敬遠されてしまい、勤怠管理システムを導入する際のハードルとなってしまいます。
実際の操作画面を確認して、簡単かどうかを確認してみてください。

④派遣元の担当者も、派遣スタッフの勤怠をリアルタイムに確認できるか?

勤怠の承認は派遣先の担当者が行いますが、派遣スタッフがきちんと出勤しているかなどの状況は派遣元の担当者でも把握したいポイントです。
勤怠管理システムの中には、派遣元の担当者が派遣スタッフの勤怠をリアルタイムで確認できる機能が備わっているものもあります。 このような機能が備わっていれば、欠勤や遅刻に注意を払えるだけではなく日々の業務のケアもしやすくなります。

派遣元担当者が派遣スタッフの勤怠をリアルタイムで確認

⑤有給休暇など情報を、派遣先へ非表示にできるか?

派遣先の担当者にとって、派遣スタッフの休暇実績や予定を把握する必要はありますが、その内容(有給休暇や特別休暇など)を知る必要はありません。
派遣スタッフや派遣元には休暇内容(有給休暇や特別休暇など)を表示しますが、派遣先には単なる「休暇」と表示できる勤怠管理システムもありますので、確認してください。

⑥派遣先の管理台帳の項目に準じた、タイムシートが出力できるか?

派遣先は、毎月派遣会社に派遣先管理台帳の一部項目を通知する必要があります。通知項目は派遣スタッフの氏名や勤務実績、業務内容、責任の程度、派遣先事業所名、就業先の所在地などです。
派遣先の担当者側で、これらの通知項目が含まれたタイムシートを出力できれば、派遣先の大幅な作業軽減に繋げられます。
また、派遣元が勤怠管理システムを導入していることは、派遣先が行う事務処理の負担を最小限にすることができるため、それ自体が営業時のメリットになります。

派遣先の管理台帳の項目に準じたタイムシート出力

⑦派遣スタッフが使いやすいか?

以下、派遣スタッフが使いやすいかどうかも重要な選定ポイントです。

  • ・毎日の勤怠入力は簡単か?
  • ・スマホやタブレットでも勤怠入力できるか?
  • ・有休や遅刻などの申請は簡単にできるか?

勤怠管理システムは勤怠入力がシンプルなことに加え、休暇申請などが容易にできるものを選びましょう。
また、導入する前に無料お試し版を使用する事をお勧めします。勤怠管理システムの導入は派遣会社にとって大きな決断ですし、選定前に使用する事で、導入後にシステムが自社に合わないといったリスクを避けることができます。

⑧サポート体制は充実しているか?

メールや電話でのサポートに加えて、リモートでのサポートが体制が整っていると、同じ画面を共有しながらサポートが受けられます。そのようなサポート体制が充実している勤怠管理システムを選べば、万が一の時でも安心です。 ただし、サポートには別途料金が発生する場合もあります。実際に導入する際は全体のコストを踏まえながら検討しましょう。

まとめ

人材派遣業における勤怠管理には、その性質上、とても煩雑な作業がつきまといます。
日々の勤怠管理を省力化することは、派遣先や派遣スタッフへのサービス向上につながります。
さらには、内勤スタッフの負担を減らし、ワークライフバランスを整えることもできるでしょう。

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e-naviタイムシート【派遣】のご紹介

  • 株式会社イー・クリエーション
    カスタマー・サポート・グループ

    グループ長 瀬田 哲宏(セタ アキヒロ)

    2008年に株式会社イー・クリエーションへ入社。
    カスタマー部門に配属となりWEB給与明細/WEB勤怠管理システムの販売と導入支援に尽力。
    これまで延べ800社以上のシステム導入に携わり、現在ではカスタマー部門のグループ長として、顧客対応のみならず新製品の企画や社員のマネジメントにも関わっているオールラウンダー。
    社内のムードメーカーでもある。最近の悩みは思春期の娘との微妙な距離感。
    「お客様の声に耳を傾けること」をモットーに、自社製品を通じてお客様の業務改善に貢献できればと考えている。