テレワークでの勤怠管理の課題とシステムの選び方

テレワークにおける勤怠管理の課題とテレワークに適した勤怠管理システムの選定ポイントを解説します。

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withコロナにおいてはテレワークという働き方が当たり前の世の中になりつつあります。
テレワークにより従業員は感染リスクを減らせるだけではなく、時間を有効に使えるというメリットがあります。
その一方で課題に挙げられるのが「勤怠管理」の難しさです。
会社で5年、労務担当をしている筆者が、テレワークにおける勤怠管理の課題と、それを解決できる勤怠管理システムの
選定ポイントを解説します。

仕事はテレワークなのに、勤怠管理はアナログ?
<その矛盾で生まれるムダ5つ>

【ムダ1】「今日は出社?テレワーク?」といつも尋ねている

出社した場合、出勤時と退勤時にタイムカードを押すことで、出退勤管理を行っている企業が多いと思いますが、テレワークでは事後に自己申告させるケースが多いと思います。その為、今日は誰が出社しているのか、誰がテレワーク中なのかなど、勤務状況をリアルタイムに把握する事が大変難しいです。

【ムダ2】有給休暇などの申請/承認のために出社する

書面での休暇申請を必要とする場合、従業員は出社しなくてはなりません。承認者も出社が必要となり、申請から承認までに多くの労力がかかるでしょう。
メールやチャットで行う場合でも、従業員が30名を超える場合は、申請/承認や履歴の管理が難しくなります。

【ムダ3】勤怠の集計作業のために出社する

企業側がいざテレワークを導入しても、勤怠管理が紙ベースだと、労務担当者は勤怠の集計作業の為に出社しなくてはなりません。 労務担当者は勤怠の締め日後数日間はテレワークができないというお悩みの声を多く聞きます。

【ムダ4】「残業しすぎていないか」心配している

会社に出社している場合は、遅くまで残っている従業員に声をかけるなどケアが容易にできました。
しかし、テレワークで紙ベースでの勤怠管理を行っている場合、誰がどのくらい残業しているのか、日々把握することは困難です。そのため、気づいたときには従業員が疲弊していたなど、ケアが遅れてしまう要因にもなります。

【ムダ5】テレワークの日数と出社日数を手計算している

テレワークを取り入れた際に、テレワークに応じた手当や、出社日数に応じた通勤手当の支給を行うようにした企業もあると思います。その場合、テレワーク日数・出社日数の集計や精算管理に手間と時間がかかっているケースがあります。

勤怠管理システム導入により、このような"ムダ"を省く事ができます。
ただ、勤怠管理システムといっても沢山の種類があるため、今回のテーマであるテレワークに適した勤怠管理システムを選ばなければ"ムダ"を省けません。
では、テレワークに適した勤怠管理システムを選ぶためにはどういった点に注意すれば良いかポイントを見ていきましょう。

テレワークに適した勤怠管理システムの選び方 4つ

①「出社/テレワーク」どちらの勤務か一目でわかるか?

一般的な勤怠管理システムはパソコンやスマホを通して日々の出退勤打刻が行えますが、出勤日ごとにテレワーク(在宅勤務)か出社かが選択できるシステムが良いでしょう。
そのようなシステムなら、労務担当者は従業員の勤務状況(出勤・退勤・テレワークの有無)がリアルタイムに把握できます。

日次承認画面

➁交通費や在宅手当の精算ができるか?

出社とテレワークの両方を取り入れている企業の場合、在宅勤務日数に応じた手当や、出社日数に応じた通勤手当の支給を行うケースもあるかと思います。
そのようなケースでは、交通費や在宅手当の精算が容易にできるか確認してください。

③有給休暇などの申請・承認ができるか?

テレワークにおいて、有給休暇などの申請がオンラインで出来ることは大きなメリットです。紙の申請書だと、申請者(従業員)も承認者(上長)も申請があるたびに出社しなくてはならないからです。
有給休暇などの各種申請ができる勤怠管理システムを導入することにより、従業員は有給休暇だけでなく残業など様々な申請がオンラインで可能になります。
また、承認者もオンラインで承認ができるので、場所を問わず管理も簡単で大幅な時間短縮が見込めます。

オンライン承認

④月ごとの労働時間を簡単に把握できるか?

対面できないテレワークだからこそ、従業員の労働時間を把握することは重要です。
勤怠管理システムは、日々の残業時間はもちろん、月ごとの総労働時間や残業時間を確認できるものを選びましょう。

勤務状況を把握して、従業員のケアにつなげましょう。

月次承認画面

まとめ

テレワークを導入している企業であれば、勤怠管理システムの利便性をより一層感じられるでしょう。
勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況を見える化し、時間外労働などの問題の早期発見・解決にも役立ちます。
また、勤怠管理システムは、すべてWebブラウザ上で処理を行うため、労務担当者自身もテレワークすることが可能です。
ご紹介した選定ポイントを参考にしながらテレワークに適した勤怠管理システムを見つけてくださいね。

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